Eventi: Organizzazione è anche immaginazione

Eventi di Successo?

Spesso quando si parla di eventi molti non sanno quali siano le attività che precedono la sua realizzazione: l’organizzazione.

Per noi che ne abbiamo fatto la nostra professione è l’ ”Arte del saper immaginare anche l’inimmaginabile”.

Ci permette di prevedere, anticipare e risolvere criticità, lacune e problematiche trasformandole in un’opportunità a favore del nostro principale obiettivo:

“Il successo degli eventi che stiamo organizzando”!

In questo articolo proveremo a raccontare in modo generale la “macchina organizzativa” che deve mettersi in moto per la realizzazione di un evento idealmente perfetto.

Apriremo le porte alle fasi “suo” backstage.

In un secondo momento ci riserveremo  di raccontarvi cosa sia necessario non perdere di vista per rendere un evento unico ed originale:

particolari, modus operandi, eventuali curiosità, cosa ci ispira…

Buona lettura!

1- Il Brief
Quando si parla di brief per gli addetti ai lavori si intende ciò che il cliente ci ha comunicato in merito alla

– la tipologia di eventi (per il settore corporate può essere cena gala, presentazione prodotto, tour promozionale, incentive, inaugurazioni, mentre per lo sport: allestimenti personalizzati, visibilità, sponsorizzazioni non convenzionali, attività con i tifosi, eventi live…);
– il target da coinvolgere (dipendenti, top management, clienti fedeli, nuovi clienti, fun…);
– gli obiettivi (farsi conoscere, vendere prodotto, presentare un prodotto, incentivare propri dipendenti…).

2- La progettazione
Dal brief si passa alla fase più articolata : “La progettazione”
E’ la fase più importante, impegnativa e spesso meno valorizzata per le agenzie che come Jo.in Events creano e propongono solo progetti creati su misura.

Si inizia dal concept che si vuole dare, ossia il filo conduttore, che racconta l’ESPERIENZA che per noi deve essere vissuta dall’ospite, unita agli elementi che la compongono che nasce da un lavoro di team di professionisti coinvolti anche da ambiti più disparati.
Con il concept vengono sviluppati e individuati gli elementi dell’esperienza (catering, allestimenti, giochi, tecnologie, servizi per gli ospiti, gadget, spettacoli…)

ll tutto va presentato al cliente e condiviso con una forma anche grafica che diventi lo strumento adatto a comunicare e fare immaginare quanto raccontato.

3- Il budget
A seguito dell’incontro o già in fase di presentazione del progetto viene preparato il budget, ossia la somma dei costi che sono necessari per supportare l’evento, in linea con esigenze e preferenze del cliente.

4- Il coordinamento organizzativo
Con l’approvazione del preventivo di passa alla fase operativa con la scelta accurata e definitiva del team di lavoro (partner e collaboratori), importantissima per la riuscita dell’evento.
La calendarizzazione delle attività con le relative consegne per forniture, coordinamento allestimenti, appuntamenti, sopralluoghi, scadenze per richieste permessi e burocrazia.
Il giorno dell’evento è essenziale il massimo coordinamento tra location, cliente e team: bisogna “trasformarsi” in strumenti per agevolare al meglio il lavoro delle squadre di lavoro, cercando di anticiparne esigenze.

5- I feedback
Molti si chiederanno a questo punto quando arriva l’evento. Non racconteremo che l’evento deve essere realizzato seguendo lo story board immaginato, raccontato e organizzato. E’ l’ABC del nostro lavoro. Inutile dire che devono essere rispettate tempistiche, standard di qualità e coordinamento.

Ciò che vogliamo evidenziare è che il giorno dell’evento è il momento di massima attenzionalità perché è proprio da lì che riceviamo il nostro PRIMO IMPORTANTISSIMO FEEDBACK da parte dei fruitori dell’evento: GLI OSPITI.

Nel nostro lavoro è essenziale osservarli per capire la loro reazione, se piace ciò che abbiamo immaginato, se ci sia qualcosa che manca che avrebbero gradito ci fosse. Ci serve per migliorarci costantemente, anche a volte immaginando qualcosa in più per la prossima esperienza.

Il secondo feedback che richiediamo è quello del nostro TEAM per capire se l’organizzazione e il coordinamento abbia funzionato, cosa si possa migliorare con input che siano costruttivi anche per la “regia”.

L’ultimo step è il nostro CLIENTE al quale chiediamo sempre un feedback, anche in fase di progettazione, quando il progetto non viene portato avanti per capire cosa non abbia convinto. Il feedback che riceviamo invece dopo l’evento è un fondamentale momento di crescita, confronto, ma soprattutto la migliore recensione della nostra professionalità e credibilità sul mercato.

 

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